Excel questo sconosciuto

15/03/2017 - Salvatore Leo

Quanti sanno usare bene Excel?

La risposta a questa domanda, di primo acchito, sembrerebbe essere “tutti”, escludendo una parte di irriducibili di carta e penna.

Del resto non c'è report generato da software gestionale che non venga trattato con il foglio elettronico, non c’è decisione che non sia quanto meno documentata mediante una tabella con formule o con un grafico, quindi, per forza di cose, la gran parte degli impiegati negli uffici conosce Excel.

Niente di più sbagliato.

Un esercito di autodidatti

La mia esperienza di formatore Excel mi dimostra che moltissimi impiegati nelle aziende italiane usano il foglio elettronico essenzialmente da autodidatta.

Alcune cose si sanno fare, altre no. Si imparano a fatica le formule più complesse, mentre si complicano all’inverosimile le operazioni più semplici.

Ho visto casi al limite del paradosso: persone in grado di gestire in scioltezza tabelle pivot bloccarsi di fronte ad una funzione SE(). Che fa tranquillamente dei grafici, ma fa somme complicatissime e lunghissime, senza usare la più pratica funzione SOMMA(). Nidificare lunghissime sequenze di SE() ignorando l’esistenza del più pratico CERCA.VERT() e via dicendo.

La situazione nelle aziende

Nell’azienda italiana è tutto un correre: si è sempre in stato di emergenza, i clienti pressano, la merce deve movimentarsi, e l’operatore non ha mai il tempo di soffermarsi, riflettere su quello che sta facendo, individuare i metodi per migliorare la propria produttività.

Chi ha buona volontà riesce magari a trovare il modo di aggiornarsi da sé, studiare, sperimentare cose nuove. Ma si tratta di casi sporadici, che si muovono secondo le proprie preferenze e non sempre sulla base delle esigenze dell’azienda.

I tempi si allungano, lo stress aumenta, la vita si complica.

Nelle aziende spesso esistono alcuni dipendenti volenterosi che sanno usare bene lo strumento, magari perché in passato hanno frequentato qualche corso di formazione, o perché nutrono una autentica passione per Excel e le sue enormi potenzialità.

Queste persone dispensano suggerimenti ai colleghi meno competenti , aiutandoli nell’uso del foglio elettronico e dimostrandosi una preziosa risorsa per l’azienda.

Ma non manca il rovescio della medaglia: spesso le nuove nozioni vengono apprese in situazioni di emergenza, solo quando c’è un problema da risolvere velocemente. Le si manda a memoria senza rifletterci su e le si usa senza sapere bene cosa si stia facendo. Si ha una conoscenza “a macchia di leopardo” del programma, poco organica e molto approssimativa, con la quale si riesce al massimo risolvere qualche problema già conosciuto, ma che difficilmente può  essere utile a risolverne di nuovi.

Che fare?

Una situazione di questo tipo è il segnale lampante che è necessaria e urgente una buona formazione strutturata e organizzata sull’uso del foglio elettronico.

La formazione è una cosa seria e non può essere delegata ai pur volenterosi dipendenti di cui parlavo qui sopra: meglio affidarsi a personale esperto e qualificato per fluidificare la competenza su Excel.

I dipendenti devono poter uscire per qualche ora dalla senza la pressione della routine lavorativa, dedicandosi totalmente ad affinare i propri strumenti di lavoro.

Un'azienda che investe in formazione sul foglio elettronico, decide di fornire al proprio personale strumenti potentissimi di autonomia nel problem solving, una grande opportunità per rendere più efficienti le proprie procedure interne.