Da Excel a web

Molte aziende utilizzano i fogli Excel per svolgere importanti funzioni gestionali, quali contabilità, controllo di gestione, gestione dei rapporti commerciali (CRM), gestione degli acquisti, gestione del personale e tante altre funzioni specifiche di ciascuna azienda.

Di solito si tratta di fogli molto grossi e complicati che sono stati costruiti in anni, con grande sforzo e spesso con ammirevole ingegnosità.

Purtroppo però Excel è perfetto per uso individuale, perchè è flessibile e facile da modificare, ma mostra quasi sempre i seguenti grossi limiti quando usato nelle aziende per compiti gestionali:

  • l'impossibilità, quasi sempre, di operare in contemporanea sui dati da parte di più persone
  • il proliferare di conseguenza di numerosi ed incontrollati “cloni“ dei vari fogli Excel, che poi è estremamente tedioso e dispendioso riconciliare, se non impossibile
  • l'impossibilità di accedere ai dati da remoto (i fogli Excel sono normalmente posizionati sul file system di un server aziendale, e non sono accessibili via web ed in genere neppure dall'esterno della LAN aziendale)
  • la necessità quindi di svolgere attività di data-entry da parte di qualche ufficio centrale, con conseguente spreco di tempo e risorse
  • l'impossibilità o difficoltà nel calibrare l'accesso ai dati di rispettiva competenza delle varie parti coinvolte
  • l'impossibilità quindi in particolare a rendere tali dati disponibili in tempo reale ai Clienti
  • la mancanza di standardizzazione dei dati (ad es., banalmente “Borgo Valsugana” può essere immesso come “Borgo”, “Borgo V.”, “Borgo Vals.”, ecc., senza contare le possibili varianti di spaziatura, di ortografia e di maiuscole/minuscole) che porta ad avere dati "sporchi"
  • di conseguenza, grande difficoltà nel fare filtraggi, totalizzazioni, correlazioni, report, ed in generale ogni contabilizzazione gestionale
  • l'impossibilità in definitiva di automatizzare il “workflow” sottostante
  • (senza contare il problema che spesso in azienda solo la persona che ha creato il foglio Excel sa davvero metterci le mani)

Treos ha sviluppato degli strumenti ed una metodologia per prendere i vostri file Excel (o Access) e trasformarli in applicazioni web, che:

  • possono essere usate da più persone contemporaneamente
  • hanno per cardine un database e quindi i dati sono univoci ed aggiornati in tempo reale
  • possono essere usate da qualsiasi luogo ove sia disponibile internet ed un browser, anche in mobilità
  • consentono di decidere chi può vedere e fare cosa sul database
  • standardizzano tutto ciò che può essere standardizzato, cioè hanno dati "puliti"
  • consentono di automatizzare il sottostante flusso di attività (ad es. alert, invio e-mail, produzione automatica stampe o pdf, connessione ad altri sistemi, ecc.)

La metodologia comprende anche tutte le attività necessarie per la normalizzazione ed il trasbordo dei dati dai fogli Excel al nuovo sistema, in modo da consentire una transizione “in continuità” dal vecchio al nuovo modus operandi.

E' infatti da un lato impensabile che un sistema in produzione, anche se costruito con i fogli Excel, possa essere fermato per il tempo necessario al trasbordo dei dati ed è dall'altro lato altrettanto improponibile che i dati vengano re-immessi sul nuovo sistema dopo essere stati controllati, normalizzati e puliti da parte degli addetti gestionali dell'azienda,  che in genere hanno scarsissima disponibilità di tempo.

Noi analizziamo i vostri dati, li normalizziamo, prepariamo il vostro applicativo web, verifichiamo con voi che lo stesso svolga tutte le funzioni del vecchio foglio Excel, ri-aggiorniamo i dati, vi consegnamo il sistema funzionanante, vi insegnamo come usarlo e vi assistiamo per il primo periodo di utilizzo.

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